ใบความรู้ที่
4.4 เรื่อง ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศที่ดีนั้น
จะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานดังนี้
(ครรชิต
มาลัยวงศ์, 2539, หน้า 122)
1 ความถูกต้อง ในการเก็บรวบรวมข้อมูลหากข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้
จะทำให้เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้จะไม่สามารถอ้างอิงนำไปใช้ประโยชน์
และอาจเป็นสาเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำและมีโอกาสผิดพลาดได้
โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบจึงต้องคำนึงถึงวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำมากที่สุด
โดยปกติความผิดพลาดของการประมวลผลส่วนใหญ่
มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องโดยมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร
ดังนั้นการออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้ ให้มากที่สุด
2 ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้และมีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว
สามารถให้สารสนเทศที่ทันสมัยทันต่อเหตุการณ์
ซึ่งมีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
3.ค้นคืนได้สะดวก การจัดเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด
สื่อความหมายได้ดี เพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ และมีการใช้รหัสเพื่อเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวก
สามารถค้นคืนข้อมูลได้ตลอดเวลา
4.สอดคล้องกับเรื่องที่สนใจ
ซึ่งทำให้ทราบถึงความต้องการข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญ
ขณะเดียวกันข้อมูลภายในและภายนอก มีจำนวนมาก
เราคงไม่สามารถให้ความสนใจหรือจัดเก็บได้หมด ดังนั้นจึงควรมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงาน
หรือเลือกเก็บเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการของเราเท่านั้น
ไม่จำเป็นต้องพยายามเก็บข้อมูลให้ครบทุกเรื่องและทุกประเด็นเกินไปเพราะทำให้สิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่าย
5.ความสมบูรณ์ของสารสนเทศที่ได้นั้นขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งเราต้องคำนึงถึงข้อมูลที่เก็บมาด้วยว่าจะต้องมีความสมบูรณ์มากพอที่จะให้ประโยชน์ อย่างครบถ้วนตามความต้องการผู้ใช้หรือไม่
เช่น การเก็บข้อมูลบุคลากร
เราอาจให้ความสนใจกับเงินเดือน แต่ถ้าเราไม่เก็บข้อมูลตำแหน่งและระยะ
เวลาในการทำงาน ก็จะไม่สามารถบอกได้ว่าการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละตำแหน่ง
เป็นต้นมีความแตกต่าง กันหรือไม่ ดังนั้นในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศ
ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่
มีความสมบูรณ์เหมาะสม
